Gemeinde Schwaikheim

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Gemeinderat wird digital

Gemeinderat setzt auf papierlose Gremienarbeit
Öffentliche Vorlagen im Ratsinformationssystem auf www.schwaikheim.de einsehbar

Bereits seit Juni 2017 fährt die Gemeinde zweigleisig beim Versand der Sitzungseinladungen und Vorlagen für die Gemeinderäte. Nach dem Beschaffungsbeschluss im Herbst 2016 wurde schrittweise im Rathaus ein neues Sitzungsverwaltungsprogramm eingeführt. Tablets für die Gemeinderäte wurden beschafft, Schulungen wurden von den Rathausmitarbeitern und den Gemeinderäten absolviert. Im Frühsommer war es dann soweit, die ersten Sitzungseinladungen und Vorlagen wurden parallel zur Papierform auch digital verschickt. Der Testlauf geht bis zu den Sommerferien.

Ab der Sitzungsrunde im September wird auf die Papierform der Einladungen verzichtet und die Gemeinderäte bekommen alle relevanten Sitzungsunterlagen rein digital zugesandt. Zum Abruf können Sie das zur Verfügung gestellte Tablet nutzen, welches auch in der Sitzung zum Einsatz kommt. Darüber hinaus kann jeder auch über seinen PC zuhause das Ratsinformationssystem nutzen.

Einsparungen und moderne Gremienarbeit als Ziel
Ziel der Maßnahme ist es, die Papierflut einzudämmen und die Arbeit der Gemeinderäte zu erleichtern. Statt schwerer Aktenordner tragen Sie künftig nur noch ein leichtes Tablet zur Sitzung und sind trotzdem immer voll informiert. Die neue Software bietet gute Möglichkeiten der individuellen Bearbeitung der Vorlagen zur Sitzungsvorbereitung, zum Austausch mit den Fraktionskollegen und zur Recherche.
Auch für die Bürger steht das Ratsinformationssystem für alle öffentlichen Sitzungen zur Verfügung. Es ist unter dem Link: https://schwaikheim.ratsinfomanagement.net/ zu finden und auf der Startseite www.schwaikheim.de in der roten Buttonleiste am unteren Seitenrand. Dies soll interessierten Personen den Zugang zu Tagesordnungen und Beratungsunterlagen erleichtern.
Für die Anschaffung der Software und der Tablet-Geräte sowie der Schaffung der notwendigen sicheren WLAN-Umgebung im Rathaus wurde eine Gesamtsumme von rund 35.000 EUR investiert. Die Verwaltung erhofft sich für die Zukunft Einsparungen beim Papier, den Druckkosten, dem Personalaufwand und der Kraftfahrzeugkosten für die Verteilung der Unterlagen.

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